Ein herausragender Vortrag entsteht nicht erst auf der Bühne – sondern lange davor. Der entscheidende Erfolgsfaktor? Ein sauberes, durchdachtes und klares Briefing.
Unternehmen, die einen Redner buchen, fokussieren sich häufig auf Expertise, Bühnenpräsenz und Reputation. Doch selbst der beste Vortragsredner kann seine Wirkung nur dann voll entfalten, wenn er versteht:
- für wen er spricht,
- warum er spricht
- und welche Wirkung erzielt werden soll.
Genau deshalb ist das Briefing nicht nur ein organisatorischer Schritt im Buchungsprozess, sondern ein strategischer Moment des Vertrauensaufbaus.
1. Warum ein gutes Briefing so entscheidend ist
Ein professionelles Briefing sorgt dafür, dass ein Redner nicht einfach nur „einen Vortrag hält“, sondern deine Botschaft präzise trifft.
Ein klares Briefing ermöglicht:
✔ Relevanz statt Standardvortrag
Der Gastredner versteht die Situation deines Unternehmens, die Herausforderungen, die Kultur – und passt Inhalte gezielt an.
✔ Emotionale Passgenauigkeit
Stil, Tonfall und Dramaturgie können so gestaltet werden, dass sie exakt zur Zielgruppe passen.
✔ Nahtlose Integration ins Event-Konzept
Ein Vortrag soll kein Fremdkörper sein, sondern ein natürlicher Bestandteil deiner Veranstaltung.
✔ Vertrauen und Sicherheit
Das Briefing zeigt dem Redner, wie wichtig dir das Event ist – und dem Unternehmen, wie professionell der Redner arbeitet.
2. Der ideale Ablauf eines Briefings
Ein hochwertiges Briefing entsteht nicht zufällig, sondern folgt einem klaren Ablauf, der später den gesamten Buchungsprozess stärkt.
a) Erstgespräch (Vorgespräch / Pre-Talk)
Hier entsteht die Grundlage für die Zusammenarbeit.
Ziel: Erwartungen, Ziele, Zielgruppe, Eventrahmen verstehen.
b) Strukturierte Briefing-Unterlagen
Diese liefern Kontext und Details: Unternehmenssituation, Motto, Programmelemente, Herausforderungen, gewünschte Wirkung.
c) Q&A mit dem Redner
Der Redner stellt gezielte Fragen, um Inhalte zu schärfen und Beispiele, Stories oder Botschaften punktgenau auszurichten.
d) Finales Feinbriefing kurz vor dem Event
Letzte Updates, aktuelle Unternehmensentwicklungen, letzte Abstimmungen mit Moderation, Technik, Dramaturgie.
e) Vorbereitung & maßgeschneiderte Anpassung
Der Redner arbeitet die Inhalte so auf, dass sie fühlen wie für euch gemacht.
Dieser Ablauf schafft Struktur, Klarheit und Vertrauen – und steigert die Wahrscheinlichkeit eines wirklich wirkungsvollen Vortrags erheblich.
3. Die wichtigsten Fragen, die Unternehmen stellen sollten
Damit das Briefing vollständig wird, sollten Unternehmen vorbereitet sein.
Hier die Fragen, die du unbedingt einbeziehen solltest:
A. Ziel & Wirkung
- Welche Botschaft soll das Publikum mitnehmen?
- Welche Veränderung soll der Vortrag anstoßen?
- Welche Emotionen sollen beim Publikum ausgelöst werden?
B. Zielgruppe
- Wer sitzt im Raum? (Positionen, Funktionen, Vorerfahrungen)
- Wie „freiwillig“ ist die Teilnahme?
- Was sind aktuelle Herausforderungen oder Spannungen?
C. Kontext & Hintergrund
- Was war in den letzten Monaten im Unternehmen los?
- Welche Projekte, Erfolge oder Krisen prägen die Stimmung?
- Gibt es interne Themen, die unbedingt erwähnt werden sollen – oder nicht?
D. Event-Set-up
- Wie ist der Ablauf rund um den Vortrag?
- Gibt es Moderation, Panels oder Workshops davor/danach?
- Wie groß ist der Raum, das Publikum, die Bühne?
E. Technik & Rahmen
- Welche Technik steht zur Verfügung?
- Gibt es besondere Anforderungen (z. B. Interaktivität, Videos, Bühne in der Mitte)?
F. Abgrenzung & Erwartungen
- Was darf auf keinen Fall passieren?
- Welche Formate funktionieren bei dieser Zielgruppe erfahrungsgemäß gut?
- Welche Sprache, Haltung oder Tonalität passt zur Unternehmenskultur?
Diese Fragen sorgen für ein Briefing, das den Redner befähigt, einen maßgeschneiderten, wirkungsvollen Vortrag zu liefern.
4. Vertrauen entsteht durch Klarheit – und ein guter Briefingprozess schafft genau das
Ein guter Vortrag lebt vom Zusammenspiel:
Unternehmen bringen Einblicke – Top Redner bringen Erfahrung und Wirkung.
Je klarer die Informationen, desto stärker die Verbindung.
Und je besser die Verbindung, desto größer die Wirkung auf der Bühne.
Vertrauen entsteht nicht erst während des Vortrags, sondern viel früher – im Briefingprozess.
Fazit: Ein starkes Briefing ist der unsichtbare Erfolgsfaktor eines herausragenden Vortrags
Unternehmen, die einen Referenten buchen, investieren in Wirkung.
Damit diese Wirkung entsteht, braucht es keine langen Meetings, sondern:
- klar definierte Ziele
- einen strukturierten Ablauf
- transparente Kommunikation
- und das Vertrauen, gemeinsam etwas Bedeutendes zu schaffen
Ein gutes Briefing ist kein „Nice to have“.
Es ist der Gamechanger, der aus einem Vortrag ein Erlebnis macht.
